Kennisgeving voor werkgevers en werknemers

In dit document lichten wij ons engagement naar u, onze klant, toe op het gebied van de veiligheid van uw gegevens of die van uw werknemers. Wij leggen uit welke gegevens wij vragen en waarom, wat wij doen met deze gegevens en hoe wij deze gegevens beveiligen. Hebt u na het lezen van dit document nog vragen of opmerkingen, aarzel dan zeker niet om ons te contacteren via connect@co-valent.be.

Dit document is opgesteld door CO-VALENT, een vereniging naar Belgisch recht [VZW], waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is in de A. Reyerslaan 80 te 1030, Schaarbeek. Ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0666.836.891 en vertegenwoordigd door mevrouw Dominique Boyen in haar hoedanigheid van directeur;

CO-VALENT VZW is de koepelorganisatie waaronder het Fonds voor vorming in de scheikundige nijverheid (voor de arbeiders en verbonden aan sociaal fonds) en Fonds voor de beroepsvorming van de bedienden in de scheikundige nijverheid (= Fonds voor de bevordering van de vormings- en tewerkstellingsinitiatieven van risicogroepen en bedienden in de scheikundige nijverheid) valt. Voor het verdere verloop van dit document zal er naar deze fondsen verwezen worden onder de benaming “Co-valent Vormingsfondsen”.

Hierna “CO-VALENT VF” genoemd.

Met dit document willen wij voldoen aan

  • de vereisten van het huidige wettelijke kader rond gegevensverwerking en
  • de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”).

In dit document gaan we zowel in op de rechten en verplichtingen van CO-VALENT VF, in de hoedanigheid van VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE, alsook op die van de WERKGEVER, eveneens VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE, en van de betrokkenen.

CO-VALENT VF en de WERKGEVER worden hieronder gezamenlijk de “Partijen” en individueel een “Partij” genoemd.

Artikel 1: Definities

Het is belangrijk dat we goed weten wat een aantal begrippen betekenen. Hieronder kan u een lijst terugvinden met de meest voorkomende begrippen in dit document en de betekenis van die begrippen.

Betrokkene” betekent een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke person;

Derde Partij” betekent elke Partij die geen Betrokkene, Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker is onder dit document, of een persoon die gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken onder het directe gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker;

Diensten” betekent de diensten die door CO-VALENT VF worden geleverd in het kader van zijn opdracht aan de WERKGEVER (zie artikel 2.3 van dit document).

Persoonsgegevens” betekent alle informatie over een Betrokkene;

“Persoonsgegevensinbreuk” betekent een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;

“Toezichthoudende Autoriteit” betekent een door een lidstaat ingevolge artikel 51 AVG onafhankelijke overheidsinstantie;

Veiligheidsmaatregelen” betekent alle maatregelen ter bescherming van Persoonsgegevens tegen accidentele of onwettige vernietiging of verlies, alsmede tegen onbevoegde toegang, wijziging of doorgifte;

Vertrouwelijke Informatie” betekent alle informatie die aan de andere Partij in schriftelijke of materiële vorm is verstrekt en die als vertrouwelijk is aangemerkt of die redelijkerwijze als vertrouwelijk kan worden beschouwd vanwege de aard van informatie of de aard van omstandigheden zoals, maar niet beperkt tot, productinformatie, klantenlijsten, prijslijsten en financiële informatie;

Verwerker” betekent elke verwerker die door CO-VALENT VF als onderaannemer is aangenomen en die ermee akkoord gaat Persoonsgegevens te verwerken in naam en voor rekening van de CO-VALENT VF in overeenstemming met dit document;

Verwerkingsverantwoordelijke” betekent de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, het agentschap of een andere instantie die, alleen of samen met anderen, de doelstellingen en middelen bepaalt voor de verwerking van Persoonsgegevens die onder zijn gezag zijn verricht;

Werkgever” betekent de natuurlijke persoon of rechtspersoon die werknemers tewerkstelt in de paritaire comités 116 (arbeiders) en 207 (bedienden);

Artikel 2: Onderwerp van dit document

2.1 De WERKGEVER doet beroep op de diensten die CO-VALENT VF aanbiedt. CO-VALENT VF verwerkt in het kader van deze dienstverlening persoonsgegevens van de werknemers van de WERKGEVER. Echter, deze gegevensverwerking is slechts een uitvloeisel van de dienstverlening van CO-VALENT VF. Bijgevolg zijn zowel de WERKGEVER als CO-VALENT VF verwerkingsverantwoordelijke.

2.2 Beide Partijen verbinden zich er uitdrukkelijk toe om te voldoen aan de bepalingen van de relevante toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en zullen niets doen of nalaten waardoor de andere Partij inbreuk zou plegen op de relevante en toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

2.3 Verwerkingsactiviteiten. De verwerkingsactiviteiten die CO-VALENT VF uitvoert bestaan uit:

• Het aanbieden van gratis opleidingen aan bedienden en arbeiders van Paritaire comités 116 en 207 (inclusief ontslagen werknemers ingeschreven in een tewerkstellingscel);
• Uitwisseling van informatie met opleidingsleveranciers die in onderaanneming voor CO-VALENT VF werken
• Correct beheer en uitbetaling van subsidiedossiers;
• Correcte dienstverlening met betrekking tot de adviescheques
• Correcte dienstverlening met betrekking tot duaal leren
• Informeren van werkgevers in verband met de diensten
• De kwaliteit van diensten en informatie verbeteren
• Statistische en verplichte rapporteringsdoeleinden
• Archivering van de verzamelde en/of uitgewisselde gegevens

2.4 Categorieën Persoonsgegevens. De Persoonsgegevens die verwerkt worden zijn:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, taal, geslacht, nationaliteit, geboortedatum;
• Studie- en opleidingsgegevens: diplomaniveau, gevolgde opleidingen via gratis aanbod CO-VALENT VF, gevolgde opleidingen bij de WERKGEVER die gerapporteerd werden via het subsidiedossier;
• Professionele gegevens: professioneel telefoonnummer, gsm-nummer, bedrijfsmailadres, statuut, functie;
• Privé contactgegevens (enkel in geval van een ontslagen werknemer ingeschreven een tewerkstellingscel): privé telefoonnummer & mailadres

De categorieën persoonsgegevens die worden opgevraagd van deelnemers beperken zich niet tot de persoonsgegevens die essentieel zijn voor de dienstverlening. CO-VALENT VF heeft echter ook een wettelijke verplichting tot rapportering aan de NAR. Dit betreft de categorieën persoonsgegevens die betrekking hebben op risicogroepen. Deze data wordt geanonimiseerd alvorens deze wordt doorgegeven aan de NAR, identificatie is hierdoor niet mogelijk.

2.5 Betrokkenen. De Betrokkenen zijn:
– Werknemers van de WERKGEVER, meer bepaald diegenen die opleiding volgen.
– Ontslagen werknemers (ingeschreven in een tewerkstellingscel) die zich rechtstreeks voor het gratis opleidingsaanbod kunnen inschrijven bij CO-VALENT VF tot een jaar na ontslag
– Contactpersonen van de WERKGEVER

2.6 Doeleinden. CO-VALENT VF wendt de Persoonsgegevens enkel aan om een goede dienstverlening te verzekeren. CO-VALENT VF verbindt zich ertoe geen gebruik te maken van de Persoonsgegevens voor eigen doeleinden, inclusief voor direct marketing doeleinden, alvorens de toestemming te verkrijgen van de betrokkenen. CO-VALENT VF verwerkt persoonsgegevens met als doel:

– Het correcte beheer van deelname aan het gratis opleidingsaanbod;
– Het correcte beheer en uitbetaling van subsidiedossiers;
– Correcte dienstverlening met betrekking tot adviescheque;
– Correcte dienstverlening met betrekking tot duaal leren;
– De kwaliteit van onze diensten en informatie verbeteren;
– U te informeren in verband met de diensten die wij aanbieden;
– Statistische en verplichte rapporteringsdoeleinden

2.7 Alleen de Persoonsgegevens die in artikel 2.4 van dit document worden genoemd, kunnen en zullen door CO-VALENT VF worden verwerkt. Bovendien worden de Persoonsgegevens enkel en alleen verwerkt in het licht van de doeleinden die in dit artikel worden vermeld.

2.8 Beide Partijen verbinden zich ertoe de noodzakelijke maatregelen te nemen om te verzekeren dat Persoonsgegevens niet onrechtmatig worden aangewend of in handen komen van een onbevoegde Derde Partij.

Artikel 3: Termijn van de verwerking

3.1 Wij bewaren persoonsgegevens zolang als nodig voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld of zolang als vereist krachtens een contract of toepasselijke wetgeving.

– Wanneer een werknemer van de WERKGEVER een login heeft tot het beveiligde bedrijvenplatform ‘Mijn Co-valent’, bewaren wij dien persoonsgegevens zolang de werknemer zich niet uitschrijft of tot 2 jaar nadat CO-VALENT VF kennis heeft dat de werknemer het bedrijf, waarop de login betrekking heeft, heeft verlaten.
– Wanneer een werknemer is ingeschreven voor een opleiding, bewaren wij diens persoonsgegevens tot 2 jaar nadat wij kennis hebben dat hij/zij het bedrijf heeft verlaten.
– Wanneer een ontslagen werknemer (ingeschreven in een tewerkstellingscel) zich via mail inschrijft voor een opleiding, bewaren wij diens persoonsgegevens tot twee jaar na de inschrijving in de tewerkstellingscel.

3.2  Dit document is automatisch van toepassing van zodra de WERKGEVER diensten wenst af te nemen van CO-VALENT VF.

3.3 Ingeval van een ernstige schending van dit document of de toepasselijke bepalingen van de AVG, kan de WERKGEVER CO-VALENT VF vragen om met onmiddellijke ingang de verwerking van Persoonsgegevens te staken. Dit betekent wel dat de WERKGEVER en zijn betrokkenen geen beroep meer kunnen doen op de diensten van CO-VALENT VF.

3.4 Met het oog op zijn dienstverlening houdt CO-VALENT VF de persoons- en opleidingsgegevens bij voor zolang als nodig voor het verstrekken van de dienstverlening. Daarnaast is er wetgeving van toepassing wat betreft de bewaartermijnen zo is er bijvoorbeeld een boekhoudkundige plicht van 7 jaar. Dergelijke specifieke wetgeving primeert op de AVG.

3.4.  Ook wanneer een werknemer tewerkgesteld bij de WERKGEVER vraagt om zijn gegevens te laten verwijderen zal de WERKGEVER CO-VALENT VF hiervan in kennis stellen, waarop diens data verwijderd of geanonimiseerd zal worden. Geanonimiseerd betekent dat inschrijvingen en andere transacties in de database blijven staan, maar ze kunnen niet meer aan een persoon gelinkt worden.

Artikel 4: Verwerking van de persoonsgegevens

4.1 CO-VALENT VF verwerkt de Persoonsgegevens enkel en alleen volgens de doelstellingen zoals vastgelegd in dit document.

4.2 Indien er wijzigingen zijn in de verwerking van de Persoonsgegevens dan zal CO-VALENT VF de WERKGEVER hierover informeren via de beschikbare kanalen.

4.3 Juridische grondslag voor de verwerking is voornamelijk:
– CAO van 16 september 2015 gesloten in het Paritair Comité voor de scheikundige nijverheid tot vaststelling van het bedrag van de bijdrage voor het “Fonds voor vorming in de scheikundige nijverheid”.
– CAO van 22 september 2015 tot vaststelling van een werkgeversbijdrage aan het Fonds voor de bevordering van de vormings- en tewerkstellingsinitiatieven van risicogroepen en bedienden in de scheikundige nijverheid.

Artikel 5: Beroep op gegevensverwerkers

5.1 CO-VALENT VF werkt voor het leveren van zijn diensten met onderaannemers. In het kader van deze diensten is het nodig dat deze verwerkers over een aantal gegevens beschikken. CO-VALENT VF doet zoals bepaald in artikel 28, lid 1 van de AVG uitsluitend beroep op verwerkers die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen. Er wordt in overeenkomsten duidelijk bepaald wat hun rechten en plichten zijn.

5.2 CO-VALENT VF geeft beperkte persoonsgegevens door aan de volgende partijen:
• Opleidingsleveranciers: organisaties die als (één van de) voornaamste doelstelling(en) het aanbieden van opleidingen in één of meerdere vakgebieden hebben;
• Sectorale competentiecentra;
• Docenten die opleidingen in opdracht van een opleidingsleverancier of een competentiecentrum verzorgen;
• Vormingsfondsen & -centra van andere Paritaire Comités: Onze werknemers kunnen voor een aantal opleidingen terecht in het opleidingsaanbod van andere paritaire comités. In het kader van deze samenwerking wisselen we beperkte inschrijvingsgegevens uit met het oog op een correct administratief beheer van de opleidingen.
• Syntra: in het kader van Duaal Leren worden persoonsgegevens van mentoren van een bedrijf uitgewisseld bij het toekennen van een erkenning als leeronderneming.
• ICT-leveranciers: website, database, datastorage, IT-support, …

Artikel 6: Rechten van de Betrokkenen

6.1 Gelet op de bescherming van de rechten van de betrokkenen, moet elke partij de betrokkenen de gelegenheid bieden om hun rechten uit te oefenen en moet hij zich ervan vergewissen dat zij passende informatie over de betreffende verwerking ontvangen in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in een duidelijke en eenvoudige taal.

Indien een Betrokkene rechtstreeks contact opneemt om zijn individuele rechten uit te oefenen, zoals het opvragen van een kopie, een rechtzetting of de verwijdering van zijn gegevens, of om de verwerkingsactiviteiten te beperken of zich ertegen te verzetten, zal CO-VALENT VF aan de betrokkene het opgevraagde antwoord verstrekken.

Artikel 7: Veiligheidsmaatregelen

7.1 CO-VALENT VF zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen en handhaven om een overeenkomstig het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, in overeenstemming met artikel 32 AVG, zodat de bescherming van de rechten van Betrokkenen wordt gewaarborgd.

Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt specifiek rekening gehouden met de verwerkingsrisico’s, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig.
CO-VALENT VF zal onder andere voorzien in gepaste technische en organisatorische maatregelen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking, en zal op regelmatige basis de geschiktheid van deze veiligheidsmaatregelen evalueren en waar nodig aanpassen.

7.2 CO-VALENT VF draagt de verplichtingen voorzien in dit artikel ook over aan zijn gegevensverwerkers.

7.3 CO-VALENT VF waarborgt dat zijn personeelsleden en medewerkers die betrokken zijn in de Verwerking van de Persoonsgegevens de aldus omschreven veiligheidsmaatregelen naleven.
 
Artikel 8: Verwerkingsregister

8.1 CO-VALENT VF houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd.

Artikel 9: Overdracht aan Derden

9.1 De overdracht aan Derden van Persoonsgegevens die onder dit document vallen, is op elke mogelijke manier verboden, behoudens dit wettelijk verplicht is of tenzij de activiteit vermeld staat in het verwerkingsregister (artikel 9 van dit document) en CO-VALENT VF hiervoor de uitdrukkelijke toestemming heeft gekregen van de WERKGEVER. Indien een wettelijke verplichting tot overdracht aan Derden van Persoonsgegevens die onder dit document vallen van toepassing is, zal CO-VALENT VF de WERKGEVER voorafgaand aan deze overdracht informeren.

Artikel 10: Internationale overdracht

10.1 De Partijen komen overeen dat Persoonsgegevens niet worden overgedragen aan en/of bewaard bij een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte (EER) in een land dat niet onder een door de Europese Commissie verstrekt adequaatheidsbesluit valt.

10.2 CO-VALENT VF informeert de WERKGEVER alvorens dergelijke internationale persoonsgegevensoverdracht in de toekomst toch zou plaatsvinden, meer bepaald over de concreet genomen maatregelen om de bescherming van de Persoonsgegevens van de Betrokkene overeenkomstig de AVG te waarborgen.

Artikel 11: Vertrouwelijkheid

11.1 CO-VALENT VF verbindt zich ertoe om de Persoonsgegevens en de verwerking van deze Persoonsgegevens als strikt vertrouwelijk te behandelen. CO-VALENT VF zal de vertrouwelijkheid waarborgen door maatregelen te nemen die niet minder restrictief zijn dan de maatregelen die hij gebruikt om zijn eigen vertrouwelijk materiaal, inclusief Persoonsgegevens, te beschermen.

Artikel 12: Aansprakelijkheid

12.1 CO-VALENT VF en de WERKGEVER zijn afzonderlijk verantwoordelijk voor de schade die veroorzaakt werd tijdens hun verwerkingsactiviteiten. De partij die aan de oorsprong ligt van de schending van persoonsgegevens zal instaan voor de schade.

Artikel 13: Toepasselijk recht en jurisdictie

13.1 Tot en met 24 mei 2018 moet dit document worden geïnterpreteerd in overeenstemming met zowel de Belgische privacywetgeving als de AVG met het oog op de naleving van deze AVG. Vanaf 25 mei 2018 zal de AVG integraal van toepassing zijn op dit document.

13.2 CO-VALENT VF aanvaardt dat indien de Betrokkene een schadevergoeding eist onder dit document, CO-VALENT VF de beslissing van de Betrokkene zal aanvaarden om:
– Het geschil te laten bemiddelen door een onafhankelijk persoon;
– Het geschil te verwijzen naar de Belgische rechtbanken.

13.3 De Partijen komen overeen dat de keuze die gemaakt wordt door de Betrokkene, de fundamentele of procedurele rechten van de Betrokkene om andere rechtsmiddelen aan te wenden in overeenstemming met toepasselijk nationaal of internationaal recht, niet in het gedrang zal brengen.

13.4 Elk geschil tussen de Partijen met betrekking tot de bepalingen van dit document zal voor de bevoegde rechtbanken gebracht worden.

Co-Valent

Loading

Veuillez patienter...