Notification aux employeurs et aux travailleurs

Dans ce document, nous expliquons notre engagement envers vous, notre client, en ce qui concerne la sécurité de vos données ou de celles de vos employés. Nous expliquons quelles données nous demandons et pourquoi, ce que nous en faisons et la manière dont nous les protégeons. Si vous avez des questions ou des commentaires après avoir lu ce document, n’hésitez pas à nous contacter via connect@co-valent.be.

Ce document a été élaboré par CO-VALENT, une association de droit belge [ASBL], dont le siège social est établi au Bld. A. Reyers 80 à 1030, Schaerbeek. L’association CO-VALENT est inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0666.836.891 et est représentée par Madame Dominique Boyen en sa qualité de directrice ;

L’ASBL Co-valent est l’organisation qui chapeaute le Fonds de formation de l’industrie chimique (pour les ouvriers et lié au fonds social) et le Fonds pour la formation professionnelle des employés de l’industrie chimique (= Fonds pour la promotion des initiatives de formation et d’emploi des groupes à risque et des employés de l’industrie chimique). Dans la suite du présent document, l’appellation « Co-valent Fonds de formation » sera utilisée pour faire référence à ces fonds

ci-après dénommée « CO-VALENT FF ».

Nous voulons avec ce document

nous conformer aux exigences du cadre légal actuel en matière de traitement des données

au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

Dans ce document, nous abordons à la fois les droits et les obligations de CO-VALENT FF, en sa qualité de RESPONSABLE DU TRAITEMENT, et ceux de l’EMPLOYEUR, également RESPONSABLE DU TRAITEMENT, et des personnes concernées.

CO-VALENT FF et l’EMPLOYEUR sont appelés ci-dessous conjointement les « Parties » et chacun individuellement « Partie ».

Article 1 : Définitions

Il est important de connaître la signification d’un certain nombre de termes. Vous trouverez ci-dessous une liste des termes les plus courants dans ce document et leur signification.

« Personne concernée » : signifie une personne physique identifiée ou identifiable ;

« Tiers » : signifie toute Partie autre que la personne concernée, le responsable du traitement ou le sous-traitant dans ce document, ou une personne qui, placée sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, est autorisée à traiter les données à caractère personnel ;

« Services » : signifie les services fournis par CO-VALENT FF pour l’EMPLOYEUR dans le cadre de sa mission (voir article 2.3 du présent document).

« Données à caractère personnel » : signifie toute information se rapportant à une personne concernée ;

« Violation de données à caractère personnel » : signifie une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données ;

« Autorité de contrôle » : signifie une autorité publique indépendante qui est instituée par un État membre en vertu de l’article 51 du RGPD ;

« Mesures de sécurité » : signifie toutes les mesures visant la protection des données à caractère personnel contre la destruction ou la perte accidentelle ou illicite, ainsi que contre l’accès, la modification ou la transmission non autorisée ;

« Information confidentielle » : signifie toute information fournie à l’autre Partie par écrit ou sous forme matérielle, qui est classée comme confidentielle ou qui peut raisonnablement être considérée comme confidentielle en raison de sa nature ou de la nature des circonstances telles que, sans pour autant s’y limiter, les informations concernant les produits, les listes de clients, les listes de prix et les informations financières ;

« Sous-traitant » : signifie toute personne engagée par CO-VALENT FF comme sous-traitant et qui accepte de traiter les données à caractère personnel au nom et pour le compte de CO-VALENT FF conformément au présent document ;

« Responsable du traitement » : signifie la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel sous son autorité ;

« Employeur » : signifie la personne physique ou morale qui emploie des salariés relevant des commissions paritaires 116 (ouvriers) et 207 (employés).

Article 2 : Objet du présent document

2.1 L’EMPLOYEUR recourt aux services offerts par CO-VALENT FF. Dans le cadre de cette prestation de services, CO-VALENT FF traite les données à caractère personnel des employés de l’EMPLOYEUR. Cependant, ce traitement de données n’est qu’une conséquence des services prestés par CO-VALENT FF. Par conséquent, l’EMPLOYEUR et CO-VALENT FF sont tous les deux responsables du traitement.

2.2 Les deux parties s’engagent expressément à se conformer aux dispositions des législations applicables en matière de protection des données et ne feront ni n’omettront rien qui puisse conduire l’autre Partie à enfreindre lesdites législations.

2.3 Activités de traitement

Les activités de traitement effectuées par CO-VALENT FF consistent à :

• offrir des formations gratuites aux employés et aux ouvriers des commissions paritaires 116 et 207 (y compris les salariés licenciés inscrits dans une cellule de mise à l’emploi) ;
• échanger des informations avec les fournisseurs de formations qui travaillent en tant que sous-traitants de CO-VALENT FF ;
• gérer et exploiter correctement les dossiers de subsides ;
• prester correctement les services liés aux chèques-conseil ;
• prester correctement les services dans le cadre de l’apprentissage en alternance ;
• informer les employeurs sur les services ;
• améliorer la qualité des services et des informations ;
• établir des rapports statistiques et obligatoires ;
• archiver les données collectées et/ou échangées.

2.4 Catégories de données à caractère personnel

Les données à caractère personnel qui font l’objet d’un traitement sont :

• les données d’identification personnelle : nom, prénom, langue, sexe, nationalité, date de naissance ;
• les données relatives aux études et à la formation : niveau de diplôme, formations suivies via l’offre gratuite de CO-VALENT FF, formations suivies chez l’employeur et rapportées via le dossier de subside ;
• les données professionnelles : numéro de téléphone professionnel, numéro de téléphone portable, adresse e-mail de l’entreprise, statut, fonction ;
• les coordonnées privées (uniquement dans le cas d’un salarié licencié inscrit dans une cellule de mise à l’emploi) : numéro de téléphone et adresse e-mail privés.

Les catégories de données personnelles demandées aux participants ne se limitent pas aux seules données personnelles essentielles à la fourniture des services. Toutefois, CO-VALENT FF a également l’obligation légale de faire rapport au CNT. Cela concerne les catégories de données personnelles se rapportant aux groupes à risque. Ces données sont rendues anonymes avant d’être transmises au CNT ; l’identification n’est donc pas possible.

2.5 Personnes concernées

Les personnes concernées sont :
– les salariés de l’EMPLOYEUR, plus spécifiquement ceux qui suivent une formation ;
– les salariés licenciés (inscrits dans une cellule de mise à l’emploi) qui peuvent s’inscrire directement auprès de CO-VALENT FF pour bénéficier de l’offre de formations gratuites jusqu’à un an après le licenciement ;
– les personnes de contact de l’EMPLOYEUR.

2.6 Objectifs

CO-VALENT FF utilise les données personnelles uniquement pour assurer un bon service. CO-VALENT FF s’engage à ne pas utiliser les données à caractère personnel à des fins propres, y compris à des fins de marketing direct, sans avoir obtenu le consentement préalable des personnes concernées. CO-VALENT FF traite les données personnelles dans le but de :

– Gérer correctement la participation à l’offre de formations gratuites ;
– Gérer et exploiter correctement les dossiers de subsides ;
– Prester correctement des services liés au chèque-conseil ;
– Prester correctement les services dans le cadre de l’apprentissage en alternance ;
– Améliorer la qualité de nos services et informations ;
– Vous informer sur les services que nous proposons ;
– Établir des rapports statistiques et obligatoires ;

2.7 Seules les données à caractère personnel mentionnées à l’article 2.4 du présent document peuvent et seront traitées par CO-VALENT FF. En outre, les données personnelles ne seront traitées qu’à la lumière des objectifs énoncés dans cet article.

2.8 Les deux Parties s’engagent à prendre les mesures nécessaires pour garantir que les données personnelles ne seront pas utilisées de manière illicite ou ne tomberont pas entre les mains d’un tiers non autorisé.

Article 3 : Durée du traitement

Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire en fonction des objectifs en vue desquels elles ont été collectées ou aussi longtemps que requis en vertu d’un contrat ou d’une législation applicable.

– Lorsqu’un employé de l’EMPLOYEUR dispose d’un login d’accès à la plateforme d’entreprise sécurisée « Mon Co-Valent », nous conservons ses données personnelles aussi longtemps que l’employé ne s’est pas désinscrit ou jusqu’à deux ans après que CO-VALENT FF ait pris connaissance du fait que l’employé auquel se rapporte le login a quitté l’entreprise.
– Lorsqu’un employé s’inscrit à une formation, nous conservons ses données personnelles jusqu’à deux ans après que nous ayons appris qu’il a quitté l’entreprise.
– Lorsqu’un travailleur licencié (inscrit à une cellule de mise à l’emploi) souhaite s’inscrire à une formation, nous conservons ses données personnelles jusqu’à deux ans après son inscription à la cellule de mise à l’emploi.

3.1 Ce document s’applique automatiquement dès que l’EMPLOYEUR souhaite bénéficier des services auprès de CO-VALENT FF.

3.2 En cas de violation grave de ce document ou des dispositions applicables du RGPD, l’EMPLOYEUR peut demander à CO-VALENT FF de mettre immédiatement fin au traitement des données à caractère personnel. Cela signifie que l’EMPLOYEUR et ses personnes concernées ne peuvent plus recourir aux services de CO-VALENT FF.

3.3 En vue de prester ses services, CO-VALENT FF conserve les données personnelles et celles relatives aux formations aussi longtemps que nécessaire pour pouvoir fournir lesdits services. Par ailleurs, la législation concernant les délais de conservation est d’application ; il existe ainsi, par exemple, une obligation de conservation pendant 7 ans en comptabilité. De telles législations spécifiques prévalent sur le RGPD.

3.4. Si un salarié employé par l’EMPLOYEUR demande la suppression de ses données, l’EMPLOYEUR en informera également CO-VALENT FF qui assurera la suppression ou l’anonymisation desdites données. L’anonymisation signifie que les enregistrements et autres transactions restent dans la base de données, mais qu’ils ne peuvent plus être rattachés à une personne déterminée.

Article 4 : Traitement des données à caractère personnel

4.1 CO-VALENT FF traite les données à caractère personnel uniquement en fonction des objectifs énoncés dans le présent document.

4.2 Si le traitement des données à caractère personnel subit des changements, CO-VALENT FF en informera l’EMPLOYEUR via les canaux de communication disponibles.

4.3 La base juridique du traitement est principalement :
– la CCT du 16 septembre 2015 conclue au sein de la Commission paritaire de l’industrie chimique relative à la fixation du montant de la cotisation au « Fonds pour la formation dans l’industrie chimique » ;
– la CCT du 22 septembre 2015 fixant une cotisation patronale au Fonds pour la promotion des initiatives de formation et d’emploi des groupes à risque et des travailleurs dans l’industrie chimique.

Article 5: Recours à des sous-traitants pour le traitement des données

5.1 Pour prester ses services, CO-VALENT FF recourt à des sous-traitants. Pour effectuer ces services, il est nécessaire que ces sous-traitants disposent d’un certain nombre de données. Conformément à ce qui est stipulé à l’article 28, §1 du RGPD, CO-VALENT FF fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Dans les contrats qui sont conclus, leurs droits et obligations sont clairement définis.

5.2 CO-VALENT FF transmet des données personnelles limitées aux parties suivantes :
• les fournisseurs de formations : les organisations dont le principal objectif (ou l’un des principaux objectifs) est l’organisation de formations dans une ou plusieurs disciplines. Ex. Quadri, Cegis, SD Worx, Cloud9, Mensura, VDAB, PlastIQ… ;
• les centres de compétences sectoriels : ACTA, Cefochim ;
• des formateurs : ils assurent les formations pour le compte d’une organisation de formation ou d’un centre de compétences ;
• les fonds et centres de formation relevant des Commissions paritaires (Logos, Vinto) : pour un certain nombre de formations, nos travailleurs peuvent s’inscrire à celles proposées par d’autres commissions paritaires. Dans le cadre de cette coopération, nous échangeons des données limitées en lien avec les inscriptions afin de pouvoir assurer une gestion administrative correcte des formations.
• Syntra : dans le cadre de la formation en alternance, les données personnelles des mentors d’une entreprise sont échangées lors de la reconnaissance de celle-ci comme entreprise d’apprentissage.
• les fournisseurs de TIC : site Internet, bases de données, stockage des données, support informatique…

Article 6 : Droits des personnes concernées

6.1 Compte tenu de la protection des droits des personnes concernées, chacune des parties leur fournira la possibilité d’exercer leurs droits et devra veiller à ce que la communication aux personnes concernées en ce qui concerne le traitement se fasse d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.

Si une personne concernée prend directement contact pour exercer ses droits individuels, tels que celui de demander une copie, une correction ou la suppression de ses données, ou la limitation des activités de traitement, ou celui de s’opposer au traitement, CO-VALENT FF lui communiquera la réponse demandée.

Article 7 : Mesures de sécurité

7.1 Conformément à l’article 32 du RGPD, CO-VALENT FF prendra et mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, de sorte que la protection des droits des personnes concernées puisse être garantie.

Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, il est tenu compte en particulier des risques que présente le traitement, résultant notamment de la destruction, de la perte, de l’altération, de la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou de l’accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.
CO-VALENT FF prendra notamment les mesures techniques et organisationnelles appropriées contre tout traitement non autorisé ou illicite ; CO-VALENT FF évaluera régulièrement la pertinence de ces mesures de sécurité et les adaptera en cas de besoin.

7.2 CO-VALENT FF transfère également à ses sous-traitants les obligations prévues dans cet article.

7.3 CO-VALENT FF garantit que les membres de son personnel et ses employés qui sont impliqués dans le traitement des données à caractère personnel respectent les mesures de sécurité susmentionnées.

Article 8 : Registre des traitements

CO-VALENT FF tient un registre des activités de traitement qui sont effectuées.

Article 9 : Transfert à des tiers

9.1 Le transfert à des tiers de données à caractère personnel visées par le présent document est interdit de quelque manière que ce soit, sauf s’il est obligatoire en vertu de la loi ou si l’activité figure dans le registre des traitements (article 9 du présent document) et si CO-VALENT FF y a été expressément autorisé par l’EMPLOYEUR. En cas d’obligation légale de transfert à des tiers de données à caractère personnel visées par le présent document, CO-VALENT FF en informera préalablement l’EMPLOYEUR avant de procéder au transfert.

Article 10 : Transfert international

10.1 Les Parties conviennent que les données à caractère personnel ne seront pas transférées et/ou conservées par un destinataire en dehors de l’Espace économique européen (EEE) dans un pays qui n’est pas couvert par une décision d’adéquation de la Commission européenne.

10.2 CO-VALENT FF informera l’EMPLOYEUR avant de procéder à un tel transfert international de données personnelles à l’avenir, notamment sur les mesures spécifiques prises pour assurer la protection des données à caractère personnel des personnes concernées conformément au RGPD.

Article 11 : Confidentialité

11.1 CO-VALENT FF s’engage à respecter la confidentialité des données à caractère personnel. CO-VALENT FF garantit la confidentialité en prenant des mesures qui ne sont pas moins restrictives que celles qu’elle met en œuvre pour protéger ses propres informations confidentielles, y compris les données personnelles.

Article 12 : Responsabilité

12.1 CO-VALENT FF et l’EMPLOYEUR sont chacun séparément responsables des dommages causés lors de leurs activités de traitement. La partie qui est à l’origine de la violation des données personnelles répondra du dommage.

Article 13 : Droit applicable et juridiction compétente

13.1 Jusqu’au 24 mai 2018, et afin de respecter le RGPD, le présent document doit être interprété conformément à la législation belge sur la protection de la vie privée et au RGPD. À partir du 25 mai 2018, le RGPD sera pleinement applicable au présent document.

13.2 CO-VALENT FF reconnaît que si la personne concernée demande des dommages et intérêts en vertu du présent document, elle acceptera la décision de la personne concernée visant à :
– faire régler le litige par une personne indépendante ;
– ou à renvoyer le litige devant les tribunaux belges.

13.3 Les Parties conviennent que le choix effectué par la personne concernée ne compromettra pas les droits fondamentaux ou procéduraux de la personne concernée d’utiliser d’autres voies de recours conformément aux législations nationales ou internationales applicables.

13.4 Tout litige entre les Parties concernant les dispositions du présent document sera soumis aux tribunaux compétents.