Déclaration de confidentialité Fonds de formation Co-valent

Version 3: 03/01/2024

1. Champ d’application de la présente déclaration de confidentialité

Votre vie privée est importante pour nous. C’est pourquoi nous voulons être transparents sur les données à caractère personnel que nous collectons et sur les raisons pour lesquelles nous les collectons. Veuillez lire attentivement cette déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur vos droits en tant que personne concernée et sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées. Cette déclaration de confidentialité s’applique aux personnes concernées suivantes :

  • Les visiteurs du site web ;
  • Les personnes de contact (chef d’entreprise) de l’employeur ;
  • Les employés de l’employeur, plus particulièrement ceux qui suivent une formation ;
  • Les employés licenciés (inscrits dans une cellule de mise à l’emploi) qui peuvent s’inscrire à l’offre de formation gratuite directement auprès de Co-valent jusqu’à un an après leur licenciement ;
  • Les fournisseurs et partenaires.

2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet, dans quel but et sur quelle base juridique ?

Co-valent traite des données à caractère personnel en qualité de responsable du traitement pour les services suivants :

2.1 Informations que vous nous fournissez :

Nous recueillons, stockons et traitons toutes les informations que vous saisissez ou que vous nous fournissez de toute autre manière. Vous pouvez saisir ces informations lors des actions suivantes :

  • Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur le site web, nous recueillons votre fonction, votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et le nom de votre entreprise afin de pouvoir répondre aux questions et/ou aux commentaires qui nous parviennent par ce biais. Co-valent n’utilise ces données que pour répondre au mieux à votre question ou à votre plainte. Les conversations téléphoniques que vous avez avec un membre de notre équipe ne sont ni enregistrées ni stockées. L’utilisation de ces données à caractère personnel à cette fin est justifiée par l’existence d’un intérêt légitime pour Co-valent.
  • Lorsqu’un employé est inscrit à une formation par le chef d’entreprise, nous collectons son nom, son prénom, sa langue, son sexe, sa nationalité, sa date de naissance, sa fonction, son statut, son niveau de diplôme, son adresse électronique, le numéro de téléphone du participant, afin de nous assurer que le participant remplit les conditions requises pour la formation.
  • Lorsqu’un travailleur licencié (inscrit dans une cellule de mise à l’emploi) souhaite s’inscrire à une formation, nous collectons son nom, son prénom, sa date de naissance, sa nationalité, son niveau de diplôme, son numéro de téléphone personnel, son adresse électronique et son entreprise (précédente) afin de nous assurer que le candidat est couvert par les conditions de la formation.

Les données à caractère personnel susmentionnées sont ensuite intégrées dans notre base de données pour : 

  • La gestion correcte de la participation à l’offre de formation gratuite ;
  • La gestion et le paiement corrects des dossiers de subvention ;
  • Fournir des services corrects en ce qui concerne les chèques-conseils ;
  • Améliorer la qualité de nos services et de nos informations ;
  • Informer sur les services que nous offrons ;
  • À des fins statistiques et d’établissement de rapports obligatoires.

2.2 Informations automatiques :

Lorsque vous visitez notre site web ou que vous recevez une lettre d’information de notre part, nous collectons des informations par le biais de cookies. Pour plus d’informations sur les cookies, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

3. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou aussi longtemps que l’exige un contrat ou la loi applicable :

  • Si vous disposez d’un login d’accès sur la plateforme d’entreprise sécurisée ‘My Co-valent’, nous conserverons vos données à caractère personnel tant que vous ne vous désinscrivez pas ou jusqu’à 2 ans après que nous ayons eu connaissance du fait que vous avez quitté l’entreprise à laquelle le login se rapporte.
  • Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur le site web, nous conservons vos données à caractère personnel pendant un maximum de 2 ans.
  • Lorsqu’un travailleur est inscrit à un programme de formation proposé par Co-valent elle-même ou financé par le dossier de subvention, nous conservons ses données à caractère personnel pendant 2 ans après que nous ayons eu connaissance de son départ de l’entreprise.
  • Lorsqu’un travailleur licencié (inscrit dans une cellule de mise à l’emploi) s’inscrit à une formation par courrier électronique, nous conservons ses données à caractère personnel pendant 2 ans à compter de son inscription dans la cellule de mise à l’emploi.

4. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

En vertu du RGPD, les personnes concernées disposent de divers droits pour garder le contrôle sur l’utilisation de leurs données à caractère personnel. Au sein de Co-valent, nous avons donc mis au point une procédure vous permettant d’exercer vos droits en ce qui concerne les données à caractère personnel que vous nous avez confiées. Cela contribue à une politique de protection des données solide et structurée au sein de Co-valent. Si vous souhaitez exercer l’un des droits énumérés ci-dessous, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : connect@co-valent.be.

4.1 Droit d’information et d’accès :

Vous avez le droit de nous demander des informations sur les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, ainsi que des informations supplémentaires sur :

  • Les finalités pour lesquelles Co-valent traite ces données à caractère personnel ;
  • Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • Les destinataires ;
  • Si possible, la durée de conservation ou, si cela n’est pas possible, les critères de détermination de cette durée ;
  • Les informations dont dispose Co-valent sur la source des données si Co-valent obtient des données à caractère personnel par l’intermédiaire d’un tiers.

Sur demande, vous recevrez une copie gratuite des données traitées.

4.2 Droit à la rectification des données :

Si vous constatez que les données à caractère personnel que nous traitons sont incomplètes, incorrectes ou obsolètes, vous avez le droit de les faire rectifier.

4.3 Droit d’opposition au traitement :

Les personnes concernées ont également le droit de s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Toutefois, elles ne peuvent pas s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel si celui-ci est nécessaire à la prestation de services. En outre, les personnes concernées ont toujours le droit de s’opposer à l’utilisation de données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

4.4 Droit à l’effacement des données (‘droit à l’oubli’) :

Vous avez toujours le droit de faire effacer les données à caractère personnel que nous traitons. Veuillez noter que ce droit ne peut être exercé que dans les circonstances suivantes :

  • Co-valent n’a plus besoin de vos données à caractère personnel pour réaliser les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ;
  • Vous retirez votre consentement antérieur au traitement et Co-valent n’a pas d’autre base juridique justifiant le traitement (ultérieur) ;
  • Vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et Co-valent n’a pas de motifs plus importants et justifiés pour le traitement (ultérieur) ;
  • Vos données à caractère personnel sont traitées de manière illicite ;
  • Vos données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

4.5 Droit à la limitation du traitement :

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque l’une des situations suivantes s’applique :

  • Vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel : leur utilisation est limitée pendant la période dont Co-valent a besoin pour vérifier l’exactitude des données ;
  • Le traitement de vos données à caractère personnel est illicite : au lieu d’effacer vos données, vous demandez que leur utilisation soit limitée ;
  • Vous vous êtes opposé au traitement de vos données à caractère personnel (voir le point 4.3) et, jusqu’à ce qu’une décision ait été prise sur l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez que l’utilisation de vos données à caractère personnel soit limitée.

4.6 Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle :

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits en contactant le responsable du traitement (voir 5.1 pour déterminer qui est le responsable du traitement). En outre, les personnes concernées peuvent déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle (Autorité de protection des données) via https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.

5. Quelles informations l’organisation partage-t-elle ?

Les données à caractère personnel ne sont partagées qu’avec les responsables du traitement et les sous-traitants de Co-valent qui sont indispensables à la fourniture des services. Co-valent veille à ce que des règles strictes soient respectées et à ce que seules les données à caractère personnel nécessaires à la prestation de services soient partagées. Co-valent exige de ses sous-traitants qu’ils traitent les données à caractère personnel de manière sûre et confidentielle.

Co-valent transfère de manière limitée des données à caractère personnel aux parties suivantes :

  • Les fournisseurs de formations : les organisations dont le principal objectif (ou l’un des principaux objectifs) est l’organisation de formations dans une ou plusieurs disciplines ;
  • Les centres de compétences sectoriels ;
  • Les formateurs dispensant des formations pour le compte d’un fournisseur de formation ou d’un centre de compétences ;
  • Les fonds et centres de formation relevant des Commissions paritaires : pour un certain nombre de formations, nos travailleurs peuvent s’inscrire à celles proposées par d’autres commissions paritaires. Dans le cadre de cette coopération, nous échangeons de manière limitée des données en lien avec les inscriptions afin de pouvoir assurer une gestion administrative correcte des formations.
  • Syntra : dans le cadre de la formation en alternance, les données à caractère personnel des mentors d’une entreprise sont échangées lors de la reconnaissance de celle-ci comme entreprise d’apprentissage ;
  • Les fournisseurs de TIC : site web, base de données, stockage de données, support informatique, …

6. Mesures de sécurité

Nous mettons tout en œuvre pour protéger la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel. Co-valent prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que l’activité de traitement réponde aux exigences de la législation nationale et européenne et garantisse la protection de vos droits. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physiques, techniques et opérationnelles, des contrôles d’accès, une sensibilisation et des clauses de confidentialité.

7. Modifications de la Déclaration de confidentialité

Nous pouvons modifier ou mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou les changements dans la législation applicable. Nous le ferons en publiant la version mise à jour sur ce site web. Lorsque nous publierons des modifications de notre Déclaration de confidentialité, nous changerons la date et le numéro de version de la dernière mise à jour de notre Déclaration de confidentialité. Les modifications importantes seront notifiées sur notre page d’accueil. Nous vous encourageons néanmoins à consulter régulièrement notre Déclaration de confidentialité.

8. Coordonnées de contact

Si vous avez des questions concernant la déclaration de confidentialité, vous pouvez toujours nous contacter par téléphone ou par e-mail :

32 (0)2 238 99 24

connect@co-valent.be