Privacyverklaring Co-valent Vormingsfonds

Versie 3: 03/01/2024

1. Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Jouw privacy is belangrijk voor ons. Wij willen bijgevolg transparant zijn omtrent de persoonsgegevens die wij verzamelen en waarom wij die verzamelen. Lees deze privacyverklaring aandachtig door want het bevat essentiële informatie over jouw rechten als betrokkene en over de manier waarop je persoonsgegevens worden verwerkt. Deze privacyverklaring is van toepassing op volgende betrokkenen:

  • Websitebezoekers
  • Contactpersonen (bedrijfsverantwoordelijke) van de werkgever;
  • Werknemers van de werkgever, meer bepaald diegene die een opleiding volgen;
  • Ontslagen werknemers (ingeschreven in een tewerkstellingscel) die zich rechtstreeks voor het gratis opleidingsaanbod kunnen inschrijven bij Co-valent tot een jaar na ontslag;
  • Leveranciers en partners.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij over jou, voor welk doeleinde en op basis van welke rechtsgrond?

Co-valent verwerkt persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende diensten:

2.1 Informatie die jij aan ons geeft:

Wij verzamelen, bewaren en verwerken alle informatie die je invult of op een andere manier aan ons verstrekt. Je kan dergelijke informatie invoeren tijdens de volgende acties:

  • Wanneer je het contactformulier op de website invult verzamelen wij jouw functie, naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsnaam om een antwoord te kunnen geven op de vragen en/of opmerkingen die op deze manier binnenkomen. Co-valent gebruikt deze gegevens enkel om zo goed mogelijk te kunnen reageren op je vraag of klacht. Telefoongesprekken die je voert met iemand van ons team worden niet opgenomen en bewaard. Het gebruik van deze persoonsgegevens voor dit doeleinde is gerechtvaardigd door het bestaan van een gerechtvaardigd belang voor Co-valent.
  • Wanneer een werknemer door de bedrijfsverantwoordelijke wordt ingeschreven voor een opleiding, verzamelen we zijn/haar naam, voornaam, taal, geslacht, nationaliteit, geboortedatum, functie, statuut, diplomaniveau, e-mailadres, telefoonnummer van de deelnemer, om ons ervan te vergewissen dat de deelnemer onder de voorwaarden valt voor de opleiding.
  • Wanneer een ontslagen werknemer (ingeschreven in een tewerkstellingscel) zich wenst in te schrijven voor een opleiding verzamelen we zijn/haar naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, diplomaniveau, persoonlijk telefoonnummer en e-mailadres en (vorig) bedrijf om ons ervan te vergewissen dat de kandidaat onder de voorwaarden valt voor de opleiding.

Bovenstaande persoonsgegevens worden verder opgenomen in onze databank met als doel:

  • Het correcte beheer van deelname aan het gratis opleidingsaanbod;
  • Het correcte beheer en uitbetaling van subsidiedossiers;
  • Correcte dienstverlening met betrekking tot adviescheques;
  • De kwaliteit van onze diensten en informatie verbeteren;
  • Informeren in verband met de diensten die wij aanbieden;
  • Statistische en verplichte rapporteringsdoeleinden.

2.2. Automatische informatie:

Wanneer je onze website bezoekt of een nieuwsbrief van ons ontvangt, verzamelen wij informatie via cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u door naar onze cookie policy.

3. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zolang als nodig voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld of zolang als vereist krachtens een contract of toepasselijke wetgeving:

  • Wanneer je een login hebt tot het beveiligde bedrijvenplatform ‘Mijn Co-valent’, bewaren wij jouw persoonsgegevens zolang je je niet uitschrijft of tot 2 jaar nadat wij kennis hebben dat je het bedrijf, waarop de login betrekking heeft, hebt verlaten.
  • Wanneer je het contactformulier op de website invult, bewaren wij jouw persoonsgegevens maximum 2 jaar.
  • Wanneer een werknemer is ingeschreven voor een opleiding die Co-valent zelf aanbiedt of financiert via het subsidiedossier, bewaren wij diens persoonsgegevens tot 2 jaar nadat wij kennis hebben dat hij/zij het bedrijf heeft verlaten.
  • Wanneer een ontslagen werknemer (ingeschreven in een tewerkstellingscel) zich via mail inschrijft voor een opleiding, bewaren wij diens persoonsgegevens tot twee jaar na de inschrijving in de tewerkstellingscel.

4. Wat zijn jouw rechten als betrokkene?

Onder de AVG hebben betrokkenen verschillende rechten om zelf de controle te houden over het gebruik van hun persoonsgegevens. Binnen Co-valent hebben wij dan ook een procedure uitgewerkt opdat je jouw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die je ons toevertrouwd hebt, te kunnen uitoefenen. Dit draagt bij tot een degelijk en gestructureerd gegevensbeschermingsbeleid binnen Co-valent.

Indien je één van onderstaande rechten wenst uit te oefenen, kan je hiervoor steeds contact opnemen met ons via connect@co-valent.be.

4.1 Recht op informatie en toegang

Je hebt het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over jou verwerken alsook bijkomende informatie over:

  • de doeleinden waarvoor Co-valent deze persoonsgegevens verwerkt;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers;
  • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
  • de informatie waarover Co-valent beschikt over de bron van de gegevens indien Co-valent persoonsgegevens via een derde verkrijgen.

Op verzoek ontvang je een gratis kopie van de verwerkte gegevens.

4.2 Recht om je gegevens te laten verbeteren

Indien je vaststelt dat de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt onvolledig, onjuist, of verouderd zijn, heb je het recht dit te laten corrigeren.

4.3 Recht van bezwaar tegen de verwerking

Betrokkenen beschikken eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Zij kunnen zich echter niet verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. Daarnaast hebben betrokkenen steeds het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

4.4 Recht om je gegevens te laten wissen (“recht op vergetelheid”)

Je hebt steeds het recht jouw persoonsgegevens te laten verwijderen die wij verwerken. Opgelet, dit kan enkel in volgende omstandigheden:

  • Co-valent heeft je persoonsgegevens niet langer nodig voor de realisatie van haar doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  • Je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en Co-valent heeft geen andere rechtsgrond die de (verdere) verwerking rechtvaardigt;
  • Je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en Co-valent heeft geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking;
  • Je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • Je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

4.5 Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verzoeken wanneer één van de volgende gevallen van toepassing is:

  • Je betwist de juistheid van je persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende de periode die Co-valent nodig heeft om de juistheid van de gegevens te controleren;
  • De verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;
  • Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens (zie punt 4.3) en zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

4.6 Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen door de Verwerkingsverantwoordelijke (zie 5.1 om te bepalen wie de verwerkingsverantwoordelijk is) te contacteren. Bovendien kunnen betrokkenen een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit) via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

5. Welke informatie deelt de organisatie?

Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers van Co-valent die essentieel zijn voor de dienstverlening. Co-valent ziet erop toe dat er strikte regels worden gevolgd en dat alleen persoonsgegevens worden gedeeld die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Co-valent legt zijn verwerkers op om persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke manier te verwerken. 

Co-valent geeft beperkte persoonsgegevens door aan de volgende partijen:

  • Opleidingsleveranciers: organisaties die als (één van de) voornaamste doelstelling(en) het aanbieden van opleidingen in één of meerdere vakgebieden hebben;
  • Sectorale competentiecentra;
  • Docenten die opleidingen in opdracht van een opleidingsleverancier of een competentiecentrum verzorgen;
  • Vormingsfondsen en centra van andere Paritaire Comités: onze werknemers kunnen voor een aantal opleidingen terecht in het opleidingsaanbod van andere paritaire comités. In het kader van deze samenwerking wisselen we beperkte inschrijvingsgegevens uit met het oog op een correct administratief beheer van de opleidingen;
  • Syntra: in het kader van Duaal Leren worden persoonsgegevens van mentoren van een bedrijf uitgewisseld bij het toekennen van een erkenning als leeronderneming;
  • ICT-leveranciers: website, database, datastorage, IT-support, …

6. Beveiligingsmaatregelen

Wij doen er alles aan om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen. Co-valent voorziet passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingsactiviteit voldoet aan de eisen van nationale en Europese wetgeving en de bescherming van uw rechten wordt gegarandeerd. Deze maatregelen omvatten fysieke, technische en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontroles, bewustmaking en vertrouwelijkheidsclausules.

7. Wijzigingen aan de Privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens of wijzigingen in toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op deze website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de laatste update van onze Privacyverklaring wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we je aan om onze Privacyverklaring regelmatig door te nemen.