Le FLA : afin d’aider les collaborateurs à gérer leur droit individuel à la formation.
Depuis le Deal pour l’emploi de 2022, les entreprises de plus de 20 travailleurs doivent établir un plan annuel de formation. À cela s’ajoute également une nouvelle obligation pour tous les employeurs·ses : celle d’enregistrer les formations suivies dans un nouvel outil, le Federal Learning Account (FLA).
Cela correspond à l’ambition européenne de garantir l’apprentissage tout au long de la vie et d’impliquer davantage les citoyens·nes dans cette évolution par le biais de l’enregistrement. Le FLA est accessible aux travailleurs via le site web www.mycareer.be et sera disponible tout au long de la carrière professionnelle des personnes actives sur le marché du travail belge. De cette manière, ils·elles ont toujours une visibilité sur les formations suivies et sur leurs crédits de formation.
Vos obligations en tant qu’employeur ?
Enregistrer les données à caractère personnel
Les employeurs·ses sont tenus·es d’enregistrer certaines données personnelles de leurs travailleurs·ses dans le FLA. Ils·Elles doivent le faire dans les 60 jours calendrier suivant leur entrée en service. En cas de changement de ces données, l’employeur·se est tenu·e de les mettre à jour. Important à savoir : pour les travailleurs·ses déjà en service, cela peut se faire pendant une période de 6 mois à compter de l’entrée en vigueur de la loi ou après la mise en service du FLA s’il n’est pas encore opérationnel au moment de l’entrée en vigueur de la loi.
Saisir, vérifier, compléter
L’employeur·se doit enregistrer trimestriellement dans le FLA les formations suivies par le·la travailleur·se, leurs caractéristiques de base ainsi que la durée des formations suivies. À défaut, les organismes de formation peuvent également saisir la formation suivie et ses caractéristiques de base directement dans le Federal Learning Account. L’employeur·se doit alors uniquement vérifier les données enregistrées.
L’employeur·se doit par ailleurs vérifier le droit à la formation dont disposent (encore) les travailleurs·ses – qui est calculé automatiquement par la plateforme -, et, le cas échéant, l’adapter ou le compléter.
Informer
Lorsqu’un travailleur·se enregistre son adresse e-mail sur le site web www.mycareer.be ou par le biais de l’eBox, il·elle reçoit automatiquement les informations sur le FLA. S’il·elle ne le fait pas, l’employeur·se doit l’informer sur les données à caractère personnel traitées, les finalités, la durée de conservation, le statut du crédit de formation, etc. L’employeur·se doit le faire au moment de l’entrée en service du travailleur et ensuite au moins une fois par an. La législation prévoit que cela doit être fait dans les 30 jours calendrier suivant la mise à disposition du document type à utiliser par l’employeur.
Rectifier
Les employeurs·ses doivent répondre en temps utile aux demandes de rectification des données incorrectes émanant des travailleurs·ses.
Approuver les informations émanant de tiers
À terme, les fonds sectoriels (tels que Co-valent) et les organismes de formation privés auront également accès au FLA et pourront y enregistrer les formations suivies. L’employeur·se devra ensuite les valider pour qu’elles puissent être prises en compte. Découvrez ici comment vous, en tant qu’employeur·se, pouvez concrètement utiliser le FLA.
Comment concrètement utiliser le FLA ?
Curieux-se de savoir comment concrètement utiliser le FLA ? Depuis le 1er avril 2024, le FLA est accessible pendant une phase de test qui courra jusqu’au 1er juin 2024. Et vous pouvez commencer à l’utiliser via ce lien: careerpro.be – Federallearningaccount
Enregistrement
- Une période de transition est prévue pour l’enregistrement des données : celles des trois premiers trimestres 2024 doivent être introduites au plus tard le 1er décembre 2024 et celles du dernier trimestre 2024 au plus tard le 1er janvier 2025.
- Les informations à saisir, compléter ou mettre à jour pour chaque travailleur sont les suivantes :
- Données personnelles : prénom, nom, date et lieu de naissance, numéro de registre national et adresse
- Données relatives à l’emploi : régime de travail, commission paritaire, convention collective de travail applicable
- Données relatives au droit à la formation : nombre de jours de formation auquel le travailleur a droit, solde de jours restant à suivre
- Formations suivies : durée en heures*, informations sur la formation, financement
Attention !
*La durée de la formation doit être saisie en heures – une journée de formation est décomptée selon le nombre d’heures habituel dans le régime de travail. Par exemple, si vous travaillez 36 heures par semaine, cela fait 7,2 heures.
- L’employeur·se est responsable de l’enregistrement de ces données. Il peut également le faire faire par son secrétariat social, par exemple.
- L’enregistrement peut se faire de trois manières :
- Via API : les données de votre fichier vont directement dans le fichier du FLA. Votre service informatique doit cependant faire la connexion. Sigedis, l’organisme qui gère cette application et assure le support technique, vous informera sur les détails techniques.
- Via batch : vous téléchargez un fichier XML. Une assistance informatique est également nécessaire, car il s’agit d’un domaine hautement technique. Co-valent vous propose un fichier Excel dont les champs sont au bon format pour le FLA. Après l’avoir complété, ce fichier doit être transformé en format XML. Plus d’infos via ce lien.
- Saisie manuelle : vous vous connectez et saisissez vous-même les informations.
- L’objectif est que vous enregistriez toutes les formations suivies par le travailleur·se et que vous indiquiez si telle ou telle formation compte pour le droit individuel à la formation. Ce n’est que s’il est indiqué que la formation entre en ligne de compte pour le droit individuel à la formation que la formation en question sera décomptée du solde du travailleur.
Important !
Toutes les formations n’entrent pas en ligne de compte, comme par exemple les formations reconnues en vue du congé de formation flamand (VOV).
- Vous devez également continuer à établir le bilan social. Le FLA ne remplace pas cet enregistrement.
- En enregistrant toutes les formations, vous offrez à vos travailleurs un aperçu complet de leurs formations.
- En cas de cessation de travail d’un travailleur·se au sein de votre entreprise, vous disposez encore d’un délai de 30 jours calendrier pour compléter les données nécessaires le concernant. Passé ce délai, ce travailleur·se n’est plus visible par votre entreprise.
Saviez-vous…
… que vous pouvez exporter les formations suivies via My Co-Valent ?
Et si les employeurs ne remplissent pas ces obligations ?
Attention, les autorités vérifieront si vous remplissez vos obligations en tant qu’employeur. Si vous ne faites pas le nécessaire, vous en serez informé par le biais de votre eBox. Vous disposerez alors de 30 jours calendrier pour vous mettre en ordre dans le FLA.
Et si vous n’y donnez pas suite ? Dans ce cas, votre nom sera transmis au Conseil national du travail, aux (sous-)commissions paritaires, au fonctionnaire compétent du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale et aux services d’inspection sociale. Il est actuellement question de publier également le nom des employeurs concernés sur le site web du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.
Ce suivi ne sera pas encore assuré durant les six premiers mois, étant donné que nous sommes encore dans une période de transition.
Quelles sont les données enregistrées dans le FLA ?
- le nombre de jours de formation auxquels les travailleurs·ses ont droit (information aussi personnalisée que possible, les droits sectoriels sont donc également inclus ici)
- les jours de formation suivis (selon les données de l’employeur·se)
- les formations suivies et leurs caractéristiques de base (selon les données de l’employeur·se)
- le crédit de formation restant
- les données démontrant que les femmes bénéficient des mêmes possibilités de formation que les hommes.
Ce en quoi Co-Valent peut vous être utile.
Il est prévu qu’à partir de juillet 2025 Co-valent puisse également se charger de l’enregistrement des formations suivies. Plus tard, cela sera également prévu pour les organismes de formation (plus importants). Pour le moment, cela n’est pas encore tout à fait clair. Sachez qu’en tant qu’employeur·se, vous aurez toujours à approuver les données et que vous avez le dernier mot.
Dès que nous en saurons plus, nous vous en informerons ici et nous communiquerons également les informations via notre newsletter mensuelle.