Conseil PME
Pour une PME, cette étape doit rester simple, pragmatique et centrée sur la réalité quotidienne. L’objectif n’est pas de produire un rapport théorique, mais d’obtenir une vision claire des compétences actuelles, de celles qui manquent et de celles qu’il faudra développer dans les mois ou années à venir.
Pourquoi cette étape est-elle essentielle ?
Un bon plan de formation repose sur un principe simple : on ne forme pas pour former, on forme pour combler un écart.
Y a-t-il un écart entre les compétences actuelles et celles dont vous avez besoin aujourd’hui ? Dans ce cas, ce sont ces formations qui doivent être prioritaires.
Vous attendez-vous à de nouveaux défis ou à des changements ? Ce sont les formations stratégiques pour accompagner votre développement futur.
Exemple
Vous souhaitez organiser la gestion des documents de votre organisation de manière entièrement digitale, car en raison de la forte croissance du nombre d’employés, il arrive trop souvent que des documents soient introuvables ou que l’on doute de la version correcte. Il existe alors un besoin d’apprentissage « prioritaire » évident.
La formation n’est pas une fin en soi. Elle doit être au service de votre projet d’entreprise. Commencez donc par vous poser les questions suivantes :
- Que voulons-nous réaliser à court et moyen terme ? Y a-t-il des projets en cours, tels que le lancement de nouveaux produits ou services, des expansions, des fusions, des acquisitions ou des restructurations ?
- Quels changements nous attendent (sur le plan technologique, organisationnel, réglementaire) ?
- De quelles nouvelles activités ou compétences avons-nous besoin pour y parvenir ?
Exemple
Une entreprise en plasturgie souhaite commencer à utiliser des matières premières recyclées dans une optique de circularité et de durabilité. Cela nécessite notamment d’autres compétences en matière de contrôle qualité des matières premières et des produits, ainsi que pour le réglage des machines
Votre entreprise évolue dans un environnement en constante mutation. Les évolutions réglementaires, technologiques ou sectorielles peuvent créer de nouveaux besoins en termes de compétences.
- Réglementation : nouvelles normes de sécurité, obligations environnementales…
- Technologie : nouveaux logiciels, automatisation, digitalisation, IA…
- Marché : évolution des attentes clients, apparition de concurrents innovants…
- …
Même si votre activité ne change pas, votre environnement, lui, change. Anticiper ces évolutions est essentiel pour rester compétitif.
Certains besoins sont visibles dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Ils apparaissent souvent sous forme de symptômes :
- Erreurs répétées ou problèmes de qualité (voir exemple)
- Retards dans la production ou la livraison
- Commentaires négatifs ou plaintes des clients
- Résultats médiocres lors des audits
- Difficultés liées à la mise en service d’outils ou de logiciels
- Analyse des accidents de travail (voir exemple)
- Tensions dans une équipe ou entre équipes suite à une communication interne défaillante
- Absence de polyvalence dans les équipes
Ne vous limitez pas à corriger les erreurs. Cherchez leur cause : souvent, elles révèlent un manque de connaissances ou compétences qu’une formation peut résoudre.
Les projets internes ou changements peuvent aussi générer de nouveaux besoins en compétences :
- Nouveaux outils ou systèmes
- Développement d’un nouveau produit ou service
- Départs à la retraite ou promotions des collègues
- Introduction de nouvelles pratiques (qualité, lean, durabilité, …)
- Nouveaux rôles, par exemple coach digital interne pour le soutien aux projets numériques, personne de confiance, …
Exemple
Dans une PME de 25 travailleurs, le départ d’un chef d’atelier dans un an impose d’identifier un successeur et de planifier sa montée en compétences bien avant son départ.
Vos travailleurs sont les premiers acteurs concernés. Ils savent mieux que quiconque ce dont ils ont besoin pour mieux faire leur travail.
Associer vos équipes à cette réflexion présente plusieurs avantages, vous repérez des besoins que vous n’auriez pas identifiés seul, vous augmentez leur motivation à participer aux formations et vous facilitez l’adhésion à au plan de formation.
Comment impliquer les collègues?
Entretiens individuels
Lors des entretiens annuels ou semestriels, prévoyez la question des compétences. Vous pouvez par exemple leur poser ces questions :
- Quels sont les défis auxquels vous êtes confronté aujourd’hui ? Il peut être utile ici de consulter la description de fonction et d’établir un lien avec les compétences qui y sont décrites.
- Qu’aimeriez-vous apprendre ou améliorer ?
- Quelles sont vos aspirations d’évolution ?
Conseil : Préparez une trame d’entretien avec quelques questions ouvertes. Même un échange de 20 minutes peut fournir des informations précieuses.
Ici vous trouvez plus d’explications sur l’entretien de fonctionnement et un exemple.
Ici vous trouvez une élaboration sur le plan de développement personnel.
Plus d’infos et un exemple d’une description de fonction est consultable ici.
Réunions d’équipe
Organisez des discussions collectives sur les points suivants :
- Quelles compétences manquent dans l’équipe ?
- Quelles formations pourraient améliorer notre travail ?
- Quelles sont les priorités pour les mois à venir ?
Exemple: Dans l’équipe IT d’une entreprise moyenne, une réunion d’équipe a permis d’identifier un besoin partagé en gestion de projet agile, jusque-là passé inaperçu par la direction.
Questionnaires simples
Un formulaire papier ou un court sondage en ligne peut aider à collecter les besoins rapidement. C’est une méthode intéressante si vous avez plusieurs équipes ou sites.
Concertation des représentants des travailleurs
Pour les plus grandes entreprises, la concertation sociale à ce sujet est à prévoir.
Allez voir par vous-même comment le travail se déroule. Qu’est-ce qui ne fonctionne pas comme il faut ? Où se produisent les retards ou les erreurs, ou bien où y a-t-il des blocages ? Qu’est-ce qui ne se passe pas comme prévu ?
Attention: Une mauvaise performance n’est pas toujours liée à un manque de compétences. Parfois, elle résulte d’un problème d’organisation, d’un outil inadapté ou de la charge de travail.
Rassemblez vos conclusions dans un tableau clair. Vous aurez ainsi rapidement une vue d’ensemble des priorités.
Télécharger un template ici.
Conseil PME
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Tous les besoins n’ont pas la même importance ni la même urgence. Dès l’identification, essayez de les classer selon trois critères simples :
- Urgence : ce besoin doit-il être traité immédiatement ou peut-il attendre ?
- Impact : quel sera l’effet sur la performance ou la stratégie ?
- Faisabilité : avons-nous les moyens de le traiter cette année ?
À la fin de cette étape, vous disposez d’un aperçu clair de vos besoins en compétences. Même une simple liste ou un tableau Excel constituent déjà une base solide.
Vous pouvez utiliser cet aperçu pour déterminer vos priorités, formuler vos objectifs et établir un plan réaliste et efficace.