Tip voor kmo
Voor een kmo hoeft deze stap helemaal niet ingewikkeld te zijn. Hou het eenvoudig, praktisch en dicht bij de dagelijkse realiteit. Het gaat er niet om een dik rapport te schrijven, maar wel om helder te krijgen welke competenties er al zijn, welke er ontbreken en welke de komende maanden of jaren ontwikkeld moeten worden.
Waarom is deze stap zo belangrijk?
Een sterk opleidingsplan vertrekt vanuit een helder principe: je leidt niet op om te leiden, maar om een verschil te maken.
Zit er een kloof tussen de huidige vaardigheden en wat je vandaag nodig hebt? Dan zijn dat je prioritaire opleidingen. Verwacht je nieuwe uitdagingen of veranderingen? Dan kijk je naar strategische opleidingen die je helpen vooruit te denken.
Voorbeeld
Je wil het documentbeheer in je organisatie volledig digitaal organiseren omdat door de sterke groei van het aantal medewerkers er te vaak documentatie niet teruggevonden wordt of men twijfelt aan de juiste versie . Dan is er een duidelijke ‘prioritaire’ leernood.
Opleiding is geen doel op zich. Het moet je bedrijfsproject ondersteunen. Hiervoor beantwoord je volgende vragen:
- Wat willen we op korte en middellange termijn bereiken? Komen er projecten aan zoals een lancering van nieuwe producten of diensten, uitreidingen, fusie, overname of herstructurering?
- Welke veranderingen staan ons te wachten (technologisch, organisatorisch, wettelijk)?
- Welke nieuwe activiteiten of vaardigheden hebben we nodig om dat waar te maken?
Voorbeeld
Een kunststofbedrijf wil starten met het gebruik van gerecycleerde grondstoffen met het oog op circulariteit en duurzaamheid. Dit vraagt o.a. om andere vaardigheden bij kwaliteitscontrole grondstof en product en bij het instellen van de machines.
Je omgeving verandert voortdurend. Nieuwe regels, technologieën of markttrends kunnen nieuwe vaardigheden vragen:
- Regelgeving: nieuwe veiligheidsnormen, milieuregels, verhoging pensioenleeftijd, …
- Technologie: nieuwe software, automatisering, digitalisering, AI, …
- Markt: veranderende klantverwachtingen, nieuwe concurrenten,…
- …
Ook als je activiteit niet verandert, doet je omgeving dat wel. Anticiperen is cruciaal om mee te blijven.
Soms kan je vaardigheidsnoden afleiden uit symptomen die je ziet in de praktijk. Denk aan:
- Herhaalde fouten of kwaliteitsproblemen (zie voorbeeld)
- Vertragingen in productie of levering
- Negatieve klantenfeedback of klachten
- Mindere resultaten bij audits
- Moeilijkheden met ingebruikname van tools of software
- Analyse van arbeidsongevallen (zie voorbeeld)
- Spanningen in teams of over teams heen door interne miscommunicatie
- Te weinig flexibiliteit in het team
Los niet alleen fouten op, maar zoek de oorzaak. Vaak ligt die bij ontbrekende kennis of vaardigheden, waar een opleiding kan remediëren of voor een oplossing kan zorgen.
Nieuwe projecten of veranderingen in je organisatie kunnen ook nieuwe leerbehoeften creëren:
- Nieuwe tools of systemen
- Pensioen of promotie van collega’s
- Nieuwe werkmethodes (kwaliteit, lean, duurzaamheid…)
- Nieuwe rollen, bv. interne digicoach voor ondersteuning digitale projecten, vertrouwenspersoon, …)
Voorbeeld
In een kmo met 25 medewerkers gaat de werkplaatsverantwoordelijke binnenkort met pensioen. Tijdig een opvolger opleiden is cruciaal.
Je medewerkers weten als geen ander wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Door hen te betrekken ontdek je noden die je zelf misschien niet had gezien, verhoog je de motivatie om opleidingen te volgen en krijg je meer draagvlak voor je plan.
Hoe betrek je je team?
Individuele gesprekken
Plan een kort moment tijdens functioneringsgesprekken. Vraag bijvoorbeeld:
- Waar loop je vandaag tegenaan? Hier kan het nuttig zijn om de functiebeschrijving er bij te nemen en de link te maken naar de competenties die hierin zijn beschreven.
- Wat wil je graag leren of verbeteren?
- Wat zijn je ambities op vlak van ontwikkeling?
Tip: Gebruik een eenvoudig gespreksformulier met open vragen. Zelfs 20 minuten kan veel opleveren. Hier vind je meer uitleg over het functioneringsgesprek en een voorbeeld.
Hier vind je een uitbreiding rond een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Meer uitleg en een voorbeeld van een functiebeschrijving vind je hier.
Team overleg
Bespreek samen
- Welke vaardigheden missen we als team?
- Welke opleidingen zouden ons werk makkelijker maken?
- Wat zijn de prioriteiten voor de komende maanden?
Voorbeeld: Tijdens een teamoverleg in het IT-team in een middelgrote onderneming kwam naar boven dat agile projectmanagement een grote nood was om ervoor te zorgen dat projecten beter gepland, opgevolgd én afgerond werden. Het management had dit nog niet opgemerkt.
Korte vragenlijsten
Handig als je meerdere teams of locaties hebt.
Overleg met de werknemersvertegenwoordigers
Voor grotere bedrijven waar syndicale vertegenwoordigers zijn, is het overleg met hen over dit topic ook zeker aangewezen.
Ga zelf kijken hoe het werk verloopt. Wat loopt vaak mis? Waar ontstaan vertragingen of fouten of waar loopt het vast? Wat gebeurt er anders dan gepland?
Let op: niet elke fout komt door een gebrek aan kennis. Soms ligt het aan de organisatie, tools of werkdruk.
Verzamel je bevindingen in een overzichtelijke tabel. Zo krijg je snel zicht op prioriteiten.
Download hier een lege template.
Tip voor kmo’s
Voeg een kolom ‘Mogelijke actie’ toe om meteen na te denken over oplossingen.
Niet alles moet tegelijk. Gebruik deze drie vragen om te prioriteren:
- Hoe dringend is het?
- Wat is de impact op onze werking of strategie?
- Kunnen we het dit jaar aanpakken met de middelen die we hebben?
Na deze stap heb je een helder overzicht van je vaardigheids-/competentienoden. Zelfs een eenvoudige lijst of Exceltabel is al een sterke basis.
Je kunt dit overzicht gebruiken om prioriteiten te bepalen, doelen te formuleren en een realistisch plan op te stellen.