De FLA: zo beheer je het individuele opleidingsrecht van je medewerkers
Sinds de Arbeidsdeal van 2022 moeten bedrijven van meer dan 20 werknemers een jaarlijks opleidingsplan opstellen. Daarnaast is er ook een nieuwe verplichting voor alle werkgevers: ze moeten de gevolgde opleidingen registreren in een nieuwe tool, de Federal Learning Account (FLA).
Dit past mee in de Europese ambitie om levenslang leren te garanderen en burgers via registratie beter mee te krijgen in dit verhaal. De FLA is voor de werknemers toegankelijk via de website www.mycareer.be en mikt erop beschikbaar te zijn gedurende de hele loopbaan van personen die actief zijn op de Belgische arbeidsmarkt. Zo hebben ze altijd zicht op welke opleidingen ze volgden en hoeveel opleidingssaldo ze nog hebben.
Wat moet je doen als werkgever?
Persoonsgegevens opslaan
Werkgevers moeten bepaalde persoonsgegevens van hun werknemers opslaan in de FLA, binnen de 60 kalenderdagen vanaf hun indiensttreding. Wijzigen deze gegevens, dan moet de werkgever die updaten. Nuttig weetje: voor bestaande werknemers kan dit tot zes maanden na de inwerkingtreding van de wet of na de ingebruikname van de FLA als die op het moment van de inwerkingtreding van de wet nog niet van start ging.
Invoeren, nakijken, aanvullen
Werkgevers moeten ieder kwartaal de door de werknemer gevolgde opleiding(en) in de FLA invoeren, met hun basiskenmerken en de duur van de opleiding. Indien ze dat niet doen, kunnen verstrekkers van opleidingen ook de gevolgde opleiding en zijn basiskenmerken rechtstreeks invoeren in de Federal Learning Account. De werkgever moet de geregistreerde gegevens dan wel nog nakijken.
Verder moeten werkgevers het opleidingsrecht waarover werknemers (nog) beschikken – en dat door het platform automatisch wordt berekend, checken en indien nodig aanpassen of aanvullen.
Informeren
Als een werknemer zijn mailadres ingeeft via www.mycareer.be of via de eBox, wordt hij automatisch geïnformeerd over de FLA. Doet hij dat niet, dan dient de werkgever hem in te lichten over verwerkte persoonsgegevens, doeleinden, bewaartermijn, de stand van het opleidingskrediet, enzovoort… Dat moet de werkgever doen wanneer de werknemer in dienst treedt en daarna minstens één keer per jaar Volgens de wetgeving moet je dat doen binnen de 30 kalenderdagen nadat het standaarddocument waarvan de werkgever gebruik moet maken, beschikbaar is.
Rechtzetten
Wanneer werknemers om een rechtzetting vragen van gegevens die niet kloppen, moeten werkgevers daar op tijd werk van maken.
Info van derden goedkeuren
Op termijn zullen ook de sectorale fondsen (waaronder dus Co-valent) en privé opleidingsverstrekkers toegang krijgen om de gevolgde opleidingen in te voeren. De werkgever moet die dan goedkeuren voor ze aangerekend worden.
Ontdek hier hoe je als werkgever concreet met de FLA aan de slag gaat.
Hoe ga je concreet met de FLA aan de slag?
Benieuwd hoe je concreet aan de slag kunt met de FLA? Goed nieuws! Sinds 1 april 2024 is de FLA beschikbaar tijdens een testfase, die loopt tot 1 juni 2024. En je kunt er mee aan de slag via deze link: careerpro.be – Federallearningaccount
Registratie
- Er is een overgangsperiode voorzien voor de registratie: de gegevens van de eerste drie kwartalen van 2024 moeten ingegeven worden tegen 1 december 2024 en die van het laatste kwartaal van 2024 tegen 1 januari 2025.
- De informatie die je moet invoeren, aanvullen of bijwerken per werknemer zijn:
- Persoonsgegevens: voornaam, familienaam, geboortedatum en -plaats, rijksregisternummer en adres
- Gegevens tewerkstelling: arbeidsregime, paritair comité, cao die van toepassing is
- Gegevens opleidingsrecht: aantal dagen opleidingsrecht, saldo
- Gevolgde opleidingen: duurtijd in uren* , info over de opleiding, financiering, …
Opgelet!
*Je registreert de duurtijd van de opleiding in uren – één dag opleiding wordt geteld aan het aantal uren gangbaar in het werkregime. Werk je bijvoorbeeld een 36-urenweek, dan is dat 7,2 u.
- De werkgever draagt de verantwoordelijkheid voor de registratie. Je kan dit ook laten doen door bijvoorbeeld je sociaal secretariaat.
- Registreren kan op drie manieren:
- Via API: de gegevens van jouw bestand gaan rechtstreeks naar het bestand van de FLA. Jouw IT-dienst moet wel de koppeling maken. De technische details verneem je van Sigedis, de organisatie die deze toepassing beheert en technische ondersteuning biedt.
- Via batch: je uploadt een xml-bestand.
- Manuele input: je logt in en vult zelf de gegevens aan.
- De bedoeling is dat je alle opleidingen die de werknemer volgde, registreert en dat je aanduidt of deze opleiding meetelt voor het individuele opleidingsrecht. Enkel als dat laatste aangeduid is, wordt dit verrekend in het saldo van de werknemer.
Belangrijk!
Niet alle opleidingen komen in aanmerking zoals opleidingen die erkend zijn voor het Vlaams Opleidingsverlof (VOV).
- Je moet ook nog steeds de sociale balans opmaken. De FLA vervangt deze registratie niet.
- Door alle opleidingen te registreren, bied je je werknemers een volledig overzicht van hun opleidingen aan.
- Als een werknemer uit dienst treedt, heb je nog 30 kalenderdagen de tijd om de nodige gegevens aan te vullen. Daarna is deze werknemer niet meer zichtbaar voor jouw bedrijf.
Wist je …
… dat je via Mijn Co-Valent de gevolgde opleidingen kan exporteren?
Wat als werkgevers deze verplichtingen niet nakomen?
Opgelet, de overheid houdt in het oog of je als werkgever je verplichtingen nakomt. Doe je niet het nodige, dan krijg je hiervan een bericht in je eBox. Je hebt dan nog 30 kalenderdagen de tijd om de nodige aanvullingen in FLA te doen.
Geef je daar geen gevolg aan? Dan wordt dit doorgegeven aan de Nationale Arbeidsraad, de paritaire (sub)comités, de bevoegde ambtenaar van de FOD WASO en de sociale inspectiediensten. Er is momenteel sprake van dat dit ook zal bekendgemaakt worden op de website van de FOD WASO.
Deze opvolging gebeurt nog niet gedurende de eerste zes maanden, omdat we dan nog in een overgangsperiode zitten.
Welke gegevens houdt de FLA bij?
- het aantal opleidingsdagen waarop werknemers recht hebben (zo gepersonaliseerd mogelijk, dus ook sectorale rechten worden hier mee opgenomen)
- de gevolgde opleidingsdagen (volgens de gegevens van de werkgever)
- de gevolgde opleidingen en hun bijhorende basiskenmerken (volgens de gegevens van de werkgever)
- het resterende opleidingskrediet
- gegevens waaruit blijkt dat vrouwen dezelfde opleidingskansen krijgen als mannen.
Wat Co-Valent voor jou kan betekenen
Er wordt voorzien dat na juli 2025 Co-valent ook kan zorgen voor het invoeren van de gevolgde opleidingen. Later zou dat ook voor de (grotere) opleidingsverstrekkers voorzien worden. Dit is nog niet helemaal concreet. Weet alvast dat je als werkgever de gegevens altijd zal goedkeuren en dat je het laatste woord hebt.
Zodra we hierover meer weten, lees je het hier en communiceren we het ook via onze maandelijkse nieuwsbrief.